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A exigência do balanço patrimonial para fins licitatórios, a escrituração contábil digital (ECD) e a medida provisória 913/2020

Márcio Damasceno (*)
Antônio Nogueira (**) 

1. BREVE CONTEXTO HISTÓRICO

1.1. O PRAZO PARA A AUTENTICAÇÃO DO LIVRO DIÁRIO 

A legislação societária, seja consubstanciada na Lei 6.404/76 (Lei das Sociedades Anônimas) ou no Código Civil, não estipulou um prazo, ao menos de maneira impositiva, para que as sociedades anônimas fechadas (excluímos as companhias abertas por conta da regulação da CVM, que aqui não se pretende discutir) e as demais sociedades empresárias (entre elas as limitadas) divulgassem ou tivessem autenticada a sua escrituração contábil, através do Livro Diário, nos órgãos competentes (Junta Comercial, Cartório do RCPJ e OAB). 

Tanto a referida Lei das Sociedades Anônimas (art. 132) como o Código Civil (art. 1.078) estabelecem que os acionistas e os sócios quotistas deverão se reunir em assembleia ou reunião, conforme o caso, até o último dia do mês de abril do ano seguinte para aprovar as contas, aqui incluídas as demonstrações contábeis ou financeiras, do ano imediatamente anterior. 

Com base em tais disposições legais, tornou-se uma convenção a observância do referido prazo para que as empresas em geral pudesse “aprovar” tais peças contábeis, incluindo-se o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), além das demais demonstrações exigidas pelas normas contábeis e societárias. 

Ora, não é forçoso presumir que quando da assentada em assembleia ou reunião para a aprovação das demonstrações contábeis, inclusive o Balanço Patrimonial e a DRE, tais relatórios já deverão estar devidamente preparadas e assinadas pelo contador e pelo(s) administrador(es) da empresa, ou seja, antes de 30 de abril daquele ano seguinte. 

Do ponto de vista meramente tributário, o fisco federal sempre entendeu que o prazo para a autenticação do Livro Diário, seja na forma impressa ou digital, se dava na data prevista para a entrega declaração do Imposto de Renda (antigamente a DIPJ, atualmente substituída pela Escrituração Contábil Fiscal, ou simplesmente ECF). 

 

1.2. A ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL NA ERA DIGITAL 

O Código Civil estabelece que todo o empresário e sociedade empresária deve manter uma escrituração contábil regular1 e providenciar a respectiva autenticação do Livro Diário, seja ele na forma física ou digital 

Historicamente, porém, os contabilistas e as empresas sempre se preocuparam em manter uma escrituração contábil com vistas a atender aos anseios do fisco. Todavia, essa preocupação se mostrou claramente esvaziada a partir da vigência da Lei 11.638/2007 que pretendeu convergir as normas contábeis brasileiras para as normas internacionais de contabilidade, o que chamamos de “nova contabilidade”. Nesse contexto, aquela nova contabilidade passou a atender aos padrões internacionais antes não observados, já que a contabilidade era feita apenas sob a ótica fiscal. 

Até o ano-calendário de 2007, todas as sociedades empresárias mantinham a escrituração contábil através do Livro Diário, impresso em papel, e depois levado à Junta Comercial para a autenticação2. O mesmo procedimento se aplicava para as sociedades registradas no Cartório do Registro Civil das Pessoas Jurídicas (RCPJ), a exemplo das sociedades simples e as entidades imunes e isentas, bem como na OAB, para as sociedades de advocacia. 

A partir do ano-calendário de 2008, e por força do Decreto 6.022/2007, as sociedades empresárias tributadas pelo Lucro Real foram obrigadas à transmissão do SPED Contábil que substituiu o Livro Diário em papel, instituindo o livro digital, além de outras obrigações acessórias, na forma da IN RFB 787/2007 (atualmente substituída pela IN RFB 1.774/2017). 

Registre-se que, diferentemente como muitos pensam, a transmissão da escrituração contábil via SPED Contábil não é apenas para atender uma mera obrigação acessória perante o fisco federal. Isto porque, segundo consta no referido Decreto 6.022/20073 são usuários do SPED, além da RFB, as administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, mediante convênio celebrado com a Secretaria da Receita Federal, e, os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das pessoas jurídicas. Diz ainda a norma que o acesso às informações armazenadas no Sped deverá ser compartilhado com seus usuários, no limite de suas respectivas competências e sem prejuízo da observância à legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário. 

Com a vigência da IN RFB 1.420/2013 (posteriormente substituída pela IN RFB 1.774/2017), a obrigatoriedade da ECD (antigo SPED Contábil) se estendeu também às pessoas jurídicas tributadas pelo lucro presumido, nas condições nela previstas, bem como às sociedades simples e entidades imunes e isentas registradas no RCPJ, registradas no RCPJ e as sociedades registradas na OAB. 

Através do Decreto 9.555/2018 ficou dispensada a tramitação da autenticação da ECD na Junta Comercial valendo-se, para essa finalidade, o recibo de transmissão dos arquivos digitais. 

Ficará para uma próxima oportunidade a questão da análise da validade da autenticação da ECD também para os fins de licitação e outras finalidades, cuja polêmica não se pretende aqui se alongar.

2. A EXIGÊNCIA DO BALANÇO PATRIMONIAL PARA FINS LICITATÓRIOS E A ECD 

Feitas tais considerações iniciais, pretendemos com este articulado apresentar nosso opinativo acerca do momento em que se poderá exigir o Balanço Patrimonial do ano imediatamente anterior para os fins da participação da empresa em licitação e frente às disposições legais acerca da ECD, bem como ainda, tendo em vista as novas disposições impostas pela Medida Provisória 931/2020. 

Apregoa a  Lei das Licitações que as empresas participantes deverão apresentar o balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei4. 

E, segundo as razões postas acima, o balanço patrimonial e a DRE se tornam exigíveis quando forem aprovados os seus termos pelo colegiado dos acionistas ou sócios em assembleia ou reunião anual, e conforme o caso5. 

Com efeito, é permitido se inferir que apenas quando decorrido o prazo para a aprovação, pelo referido colegiado, é que se tornam exigíveis tais demonstrações contábeis. Antes de decorrido aquele prazo as peças contábeis não seriam, portanto, exigíveis. 

Já afirmamos também que o prazo para o colegiado aprovar os termos do balanço patrimonial e da respectiva DRE se expira no último dia de abril do ano seguinte àquele em que se referir a escrituração contábil, tanto no caso das sociedades anônimas como no caso das sociedades limitadas. 

Acontece que por conta da pandemia do COVID 19 o governo federal decidiu, num gesto de absoluta justiça social, estender o prazo – antes previsto para 30 de abril – para 31 de julho de 2020, através da publicação da Medida Provisória 931/2020. 

Ora, não deverá ser outro o entendimento no sentido de que os entes licitantes não poderão exigir o balanço patrimonial e a DRE do ano-calendário findo em 31 de dezembro de 2019 se ainda não foram aprovados os seus termos pelo colegiado dos acionistas e sócios quotistas. 

Observa-se, portanto, que o prazo da ECD não deve ser considerado para essa finalidade haja vista que vincula apenas a administração tributária federal. 

Mesmo porque, embora muitos dos entes licitantes sempre observassem o prazo da ECD em seus editais, certamente que possuíam respaldo na legislação societária para exigir tais peças contábeis do ano imediatamente anterior já a partir do primeiro dia de maio, considerando-se o prazo antigo de 30 de abril, antes da prorrogação prevista na referida MP 931/2020. 

Esse entendimento foi corroborado pelo Tribunal de Contas da União (TCU) no Processo 015.817/2014-8 (Acórdão 1.999/2014, Plenário, TC 015.817/2014-8, relator Ministro Aroldo Cedraz, 30.7.2014)6 quando o colegiado entendeu que o balanço patrimonial do ano imediatamente anterior. 

Aliás, nesse contexto, o prazo da ECD foi prorrogado pela IN RFB 1.950/2020 para 31 de julho relativamente ao ano-calendário de 2019, o que, excepcionalmente, coincidirá com o mesmo prazo previsto na referida MP 931/2020. 

3. CONCLUSÕES 

Diante de tudo o que foi exposto, entendemos que os órgãos licitantes deverão adaptar os seus editais de maneira que o Balanço Patrimonial e a respectiva DRE, bem como demais peças contábeis, somente sejam exigidos em relação ao ano-calendário findo em 31 de dezembro de 2019, para a habilitação dos vencedores nos certames licitatórios que serão realizadas a partir de 1º de agosto de 2020. 

 

(*) Márcio Damasceno, contador e advogadopós-graduado em Direito e Processos Tributários pela UNIFOR/CE, mestrando em Contabilidade Gerencial pela FUCAPE/ES, consultor colaborador da COAD responsável por consultas nas áreas Tributária, Societária e Contábil, assessor tributário de empresas e instrutor em diversos Cursos, Seminários e Palestras sobre assuntos tributários, societários e contábeis. Emailmarciodamasceno@yahoo.com.br. 

(**) Antônio Carlos Nogueira Cerqueira, é contador, empresário contábil, Tributarista com ênfase em tributos federais. Especialista no Regimento das micro e pequenas empresas e simples nacional, tendo realizado dezenas de palestras sobre o tema. Especialista em sociedades patrimoniais. Foi presidente do Conselho Regional de Contabilidade da Bahia e é membro da Câmara Tributaria da Federação do Comércio do Estado da Bahia. Email: antonio@acre.com.br. 

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